Avec l’accélération du rythme de vie et les possibilités offertes par le digital, la prise de rendez-vous en ligne s'impose aujourd'hui largement dans le quotidien de nombreux professionnels.
En effet, selon des études récentes, 35% des prises de rendez-vous s'effectuent désormais en dehors des horaires de bureau traditionnels : en soirée, le week-end ou lors des pauses déjeuner. La prise de RDV en autonomie répond donc à un vrai besoin.
Coiffeurs, médecins, esthéticiennes, consultants, ... Tous sont confrontés au défi de la gestion des réservations. Comment concilier à la fois rapidité d’accès, satisfaction client et optimisation du planning ?
Répondre aux appels, noter les horaires dans l’agenda, envoyer des rappels, gérer les reports et annulations, ... Ces tâches chronophages peuvent vite devenir un casse-tête.
Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions efficaces pour optimiser et automatiser la prise de rendez-vous. En permettant à vos clients de réserver en ligne selon vos disponibilités, vous pouvez gagner et faire gagner un temps précieux à votre équipe.
Dans cet article, nous allons passer en revue les différentes options à votre disposition :
- la gestion manuelle, économique mais consommatrice de temps,
- les plateformes de réservation clé en main,
- l’intégration d’un système de rendez-vous sur votre propre site internet.
Au delà des avantages et inconvénients propres à chaque solution, découvrons aussi quelques conseils pratiques pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins et à ceux de vos clients. L’objectif : vous faire gagner en tranquillité, en visibilité et en efficacité !
La gestion manuelle des rendez-vous
Pour les professionnels qui reçoivent peu de rendez-vous dans la journée, la gestion manuelle via un agenda papier ou numérique (Google/Apple Calendar) peut suffire.
Cette solution présente l'avantage d'être gratuite et facile à mettre en place. Il suffit de noter les créneaux réservés au fil de l'eau.
Toutefois, dès que le volume de rendez-vous augmente, cette gestion artisanale atteint vite ses limites :
le temps passé au téléphone à gérer les demandes,
le risque d'erreurs dans la prise de notes,
les clients à rappeler en cas d'indisponibilité non prévue de votre part,
les relances manuelles nécessaires pour rappeler les rendez-vous aux clients
L'efficacité et la satisfaction client s'en ressentent. Une solution dédiée et autonome s'avère alors indispensable pour gagner en productivité et en professionnalisme.
Les plateformes de réservation, vraiment la bonne affaire ?
Le fonctionnement
Les plateformes de réservation en ligne comme Fresha, Planity, Treatwell, Keldoc, Doctolib, Maiia ou LaFourchette permettent à vos clients de prendre rendez-vous 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, depuis n'importe quel appareil connecté à internet.
Leur fonctionnement est très simple :
vous paramétrez vos plages de disponibilité en indiquant les horaires, jours d'ouverture, durée des rendez-vous,
vous renseignez vos services ou prestations avec leurs durées et tarifs.
Vous obtenez un lien de réservation à partager sur votre site internet, vos e-mails, réseaux sociaux, ...
Vos clients n'ont plus qu'à choisir leur prestation, le créneau qui leur convient et éventuellement payer en ligne.
Vous recevez une notification à chaque réservation et gérez l'agenda en temps réel depuis l'interface d'administration.
Ces plateformes clé en main permettent donc d'automatiser entièrement le processus de prise de rendez-vous et de gagner un temps précieux. Plus besoin de répondre vous-même à tous les appels ni de noter manuellement les réservations. Vos clients réservent eux-mêmes en self-service selon vos disponibilités.
Les inconvénients à connaître
Cependant, malgré leur côté pratique, les plateformes présentent certains inconvénients qu'il est important de garder en tête avant de faire son choix :
- des coûts mensuels ou annuels élevés, auxquels s'ajoutent souvent des options payantes. L'addition peut vite grimper en conséquence.
- Des engagements contractuels sur 12 ou 24 mois, avec pénalités en cas de résiliation anticipée. Il est donc difficile de changer facilement de plateforme si l'on est pas satisfait du service.
- Une visibilité limitée, noyée au milieu des autres offres présentes sur la plateforme. Le risque est fort de perdre des clients réguliers lorsque votre agenda est fermé ou plein pour une date donnée.
- Aucune valeur ajoutée en termes de référencement naturel. Votre simple présence sur la plateforme n'améliorera pas votre visibilité sur Google comme beaucoup le croient encore.
Selon vous, quelle est la meilleure solution pour optimiser la gestion des rendez-vous et la prise de réservation en ligne ?
- L'agenda papier ou l'outil calendrier basique
- La plateforme de réservation clé-en-main
- La solution intégrée sur-mesure
Les avantages d'une solution RDV en ligne intégrée à son propre site
Développer votre solution de prise de rendez-vous vous affranchit des contraintes des plateformes externes. En gardant la main, vous pouvez proposer une expérience sur-mesure et optimisée.
Un outil en phase avec votre activité
Contrairement à une plateforme, une solution sur-mesure pourra correspondre en tous points à vos besoins et processus métiers :
votre charte graphique et l'ergonomie de votre site web seront respectées,
vous collecterez uniquement les informations clients dont vous avez besoin,
vous recevrez des notifications personnalisées après chaque réservation,
aurez accès facilement à la gestion des plannings de tous vos collaborateurs,
et pourrez même gérer différentes adresses si vous ou vos équipes exercez en plusieurs lieux.
Vous pouvez ainsi proposer une expérience fluide et cohérente, complètement en phase avec votre entreprise et l'image de marque que vous construisez tous les jours.
Par ailleurs, vous pouvez faire évoluer votre outil de réservation à votre rythme en fonction de vos besoins, sans dépendre des décisions d'un tiers.
Une meilleure visibilité
Intégrer votre propre solution de prise de RDV en harmonie avec votre site internet améliore grandement l'expérience utilisateur et le référencement naturel.
Contrairement à une plateforme externe, vos clients restent sur votre site web pendant toute la réservation, sans interruption dans un autre environnement. Dit autrement, les clients restent sur votre site de A à Z lors de leur réservation, au lieu d'être redirigés vers une plateforme tierce.
Cette fluidité du parcours est appréciée des moteurs de recherche. Elle renforce la pertinence de votre site pour les requêtes liées à votre secteur d'activité et à la prise de rendez-vous en ligne. Le temps passé sur votre site est également plus important, ce qui bénéficie indirectement à votre ranking Google.
De plus, les pages de votre outil de réservation (liste des services, créneaux disponibles, formulaire de réservation...) sont autant de nouveaux points d'entrée vers votre site. Elles augmentent le nombre de pages indexées.
En optimisant bien le référencement de ces pages (URL, titre, contenu), vous améliorez ainsi votre visibilité sur les recherches associées à votre activité et votre zone géographique.
Grâce à sa parfaite intégration, votre solution de RDV sur-mesure constitue donc un véritable atout pour renforcer votre e-réputation et votre visibilité internet.
Un investissement rentable
Bien sûr, le développement initial représente un investissement financier plus conséquent qu'un simple abonnement à un outil existant.
Mais à moyen terme, environ 1 année, vous récupérez cette mise de fonds en efficacité et en attractivité. Et vous conservez la pleine propriété de votre outil, sans redevances récurrentes.
En conclusion
Que vous gériez seul vos rendez-vous ou que vous optiez pour une solution dédiée, l’essentiel est d’adopter une solution adaptée à vos besoins.
Voici quelques conseils pour bien choisir votre outil de prise de RDV en ligne :
Estimez votre volume de rendez-vous - Moins de 5 rendez-vous par jour : l’agenda papier ou l’outil de base peut suffire. Au-delà : une solution digitale s’impose.
Vérifiez vos compétences techniques - Si vous n’êtes pas à l’aise avec l’informatique, mieux vaut opter pour une plateforme clé en main.
Comparez les formules et les tarifs - Attention aux contrats et à leurs engagements, au discours des commerciaux qui peuvent vous placer des contrats de location financière.
Mesurez bien vos besoins en termes de fonctionnalités pour avoir une idée précise des budgets par rapport à vos besoins réels - Vous avez besoin de liens de paiement ? De synchroniser plusieurs établissements ? De gérer plusieurs collaborateurs ?
Testez les solutions gratuitement - La plupart des plateformes proposent une période d’essai. Prenez le temps de bien les évaluer et de lire les CGV.
Analysez l’apport pour votre visibilité - Une solution sur votre site améliorera significativement votre référencement, projetez vous sur le long terme !
Estimez votre budget - Le développement sur-mesure coûte plus cher au départ mais s’amortit vite.
L’équipe double8 conseil est bien sûr à disposition pour vous aider à trouver la solution la plus adaptée à votre activité et à vos objectifs. N’hésitez pas à nous contacter, un rendez-vous n'engage à rien !