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Sécuriser son agenda professionnel avec l'acompte en ligne


Un professionnel souriant devant un agenda bien organisé
© Ideogram

Les rendez-vous manqués sont devenus un véritable casse-tête pour de nombreux professionnels.


Qu'il s'agisse d'un institut de beauté, d'un cabinet médical ou d'un restaurant, ces absences non prévues et non prévenues peuvent avoir des conséquences importantes sur l'activité.


Face à ce défi, de plus en plus se tournent vers une solution simple mais efficace : l'acompte.


Vous avez déjà pesté contre une cliente ou un client qui vous a fait faux bond et ne s'est pas présenté(e) au rendez-vous que vous aviez convenu ?


Vous cherchez le meilleur moyen de sécuriser votre agenda professionnel, réduire les annulations de dernière minute et optimiser votre gestion du temps, tout en préservant une relation de confiance avec vos clients ?

Cet article est parfait pour vous !


Pourquoi les rendez-vous manqués sont-ils un problème ?


Les rendez-vous manqués sont un fléau et représentent un véritable défi économique et organisationnel pour de nombreux professionnels des services à la personne.


Ces difficultés étaient au départ concentrées essentiellement en Île-de-France. Les mauvais comportements des patient(e)s et client(e)s se sont toutefois diffusés comme une trainée de poudre partout en France et ils désorganisent grandement l'activité.


Il est difficile d'estimer le phénomène mais différents chiffres circulent chez les professionnels de santé.


les médecins concernés par les rendez-vous non honorés
© Adobe Stock

Ainsi en janvier 2023, le conseil départemental de l'ordre des médecins du Nord a mené une enquête sur un échantillon aléatoire de 200 médecins. Parmi les 150 répondants effectuant des consultations, toutes spécialités confondues, les rdv non honorés par les patients, communément appelés lapins, représentent en moyenne 8% des consultations. Cela équivaut à une perte de deux heures par semaine pour ces professionnels de santé. Malheureusement, seulement 15% de ces plages horaires libérées sont réattribuées à de nouveaux patients.


MG France, un syndicat représentant les médecins généralistes, a quant à lui initié une enquête auprès de ses membres en janvier 2024. Selon les résultats préliminaires, Jean-Christophe Nogrette, secrétaire général du syndicat, évalue à 2,5 le nombre moyen de rendez-vous hebdomadaires non honorés par les patients pour chaque médecin généraliste.


Enfin, la plateforme de prise de rendez vous par internet Doctolib, a également analysé le phénomène des lapins parmi les utilisateurs de son application. En se basant sur les 30 millions de rdv pris en septembre et octobre 2022, Doctolib a constaté que plus de 3% des rendez-vous chez les médecins généralistes et pédiatres n'étaient pas honorés, sans annulation ni information préalable. Ce taux s'élevait à 5% pour les autres spécialistes et atteint 6% chez les dentistes.


Ces données couvrent différents périmètres mais on peut toutefois clairement en déduire les impacts :


  • une perte financière directe car un créneau non honoré équivaut à un manque à gagner immédiat,

  • la désorganisation de l'agenda car un trou dans le planning perturbe le rythme de travail et réduit l'efficacité globale,

  • du stress et de la frustration car l'incertitude liée aux no-shows augmente le stress des professionnels,

  • des opportunités manquées car un créneau non utilisé aurait pu profiter à un autre patient ou client.


Face à ce constat, la mise en place d'un système d'acompte apparaît comme une solution pragmatique et efficace. Elle permet de responsabiliser les clients tout en sécurisant l'activité du praticien.


Comment l'acompte peut-il sécuriser mon agenda professionnel ?


L'acompte est un outil puissant pour sécuriser votre agenda professionnel et atteindre la sérénité au travail.


On lui attribue en général quatre vertus :


  1. l'engagement client car en versant un acompte, le client s'investit davantage dans le rendez-vous et la prestation que vous lui proposez, il ne vient pas par hasard.

  2. la réduction des annulations : les clients sont moins enclins à annuler après avoir payé une partie du service réservé, ils ne veulent pas perdre leur argent.

  3. une planification fiable qui vous permet d'organiser votre journée et même votre semaine avec plus de certitude.

  4. une meilleure gestion de trésorerie car les acomptes vous assurent un revenu minima, même en cas d'annulation.


Un système d'acompte en ligne offre des avantages supplémentaires :


  • l'automatisation du processus,

  • un paiement sécurisé 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7,

  • la possibilité de rappels automatiques aux clients via mail ou SMS ou les 2.


L'acompte est bénéfique aussi bien pour vous que pour votre client et il devient un outil de gestion efficace pour votre activité. Il ne faut pas le considérer comme une pénalité mais plutôt comme le gage d'une relation sérieuse et respectueuse que vous avez avec vos patients ou clients.


lien vers offre site web double8 conseil


Si vous souhaitez mettre en place rapidement un système d'acompte efficace, n'hésitez pas à faire appel à double8 conseil. Notre expertise vous fera gagner un temps précieux.


Comment mettre en place un système d'acompte sur mon site web ?


Intégrer un système de rendez vous en ligne et d'acompte à votre site web est parfois plus simple que vous ne le pensez.


Voici comment procéder en 5 étapes clés :


  1. Sélectionnez l'outil idéal

  • Optez pour une solution offrant la fonctionnalité d'acompte

  • Assurez-vous de sa compatibilité avec votre site actuel


2. Définissez votre stratégie d'acompte

  • Fixez un montant attractif (généralement 10% à 30% du prix total)

  • Établissez des conditions de remboursement transparentes dans vos CGV


3. Intégrez harmonieusement

  • Utilisez les outils fournis (widget ou plugin) pour une installation fluide

  • Créez un parcours client intuitif, en harmonie avec votre identité visuelle


4. Sécurisez les transactions

  • Choisissez des prestataires de paiement réputés (Stripe, PayPal, etc.)

  • Garantissez la conformité RGPD pour rassurer vos clients


5. Communiquez efficacement

  • Mettez en avant les bénéfices pour vos clients

  • Insistez sur la sécurité et la praticité du système


Testez bien sûr minutieusement avant le lancement, la fluidité du parcours est la clé de l'adoption par vos clients !


Gérer les exceptions : l'art de la flexibilité dans votre système d'acompte


Même le système d'acompte le plus performant doit s'adapter aux imprévus. Voici comment gérer efficacement les cas particuliers :


🚨 Annulations de dernière minute

  • Établissez une politique claire (ex: remboursement pour annulation 24h avant)

  • Privilégiez le report de rendez-vous plutôt que l'annulation


👑 Clients VIP

  • Récompensez la fidélité : proposez des réservations sans acompte après plusieurs rendez-vous honorés

  • Intégrez un programme de fidélité attractif


🆘 Urgences

  • Gardez quelques créneaux libres pour les cas pressants

  • Offrez une option de réservation rapide sans acompte pour ces situations


💻 Bugs techniques

  • Prévoyez un plan B (réservation par téléphone ou email)

  • Assurez un support client réactif et efficace


💸 Gestion des remboursements

  • Automatisez le processus au maximum

  • Communiquez clairement sur les délais de remboursement


💡 Astuce pro : la clé du succès réside dans la flexibilité. Un système trop rigide peut frustrer vos clients, même s'il est efficace sur le papier.


🤝 Besoin d'aide pour affiner votre stratégie ? double8 conseil peut vous accompagner dans la mise en place de solutions sur mesure, alliant efficacité et flexibilité pour votre système d'acompte.


L'acompte en ligne, un tremplin vers la digitalisation


En conclusion, l'intégration d'un système d'acompte en ligne est bien plus qu'une simple solution pour sécuriser votre agenda. C'est une porte d'entrée vers une gestion plus efficace et moderne de votre activité.


En adoptant cette approche, vous :


  • optimisez votre temps et vos ressources,

  • améliorez la satisfaction de vos clients,

  • renforcez votre image professionnelle.


Mais ce n'est que le début. La mise en place d'un tel système ouvre de nouvelles perspectives :


1. une personnalisation accrue : utilisez les données collectées pour mieux comprendre et servir vos clients,

2. un marketing ciblé : développez des campagnes basées sur les habitudes de réservation,

3. une extension des services : envisagez d'ajouter de nouvelles offres facilement réservables en ligne.

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